私隱政策聲明 | ENGLISH | |

香港浸會大學作為資料使用者,尊重個人資料的私隱。大學全力支援並承諾會發揚保障資料原則的精神及在管理時按照條例所列要求行事。為了按條例要求行事,大學準備了一套關於個人資料處理的政策指引,確保員工按最嚴格的安全及保密標準實施。大學的政策及實際做法總結如下 :

  • 個人資料只會為合法的目的而收集,而且會採用公平和合法的收集方法。因某理由收集的資料 要足夠但不會過量 。在收集資料時,以下幾點必須清楚地通知資料當事人:
    • 收集資料的目的及資料會轉讓給甚麼類別的人 。:
    • 提供資料是出於自願抑或是必須及拒絕提供必須資料會帶來的後果。
    • 資料當事人有權要求查閱並有權修改資料使用者掌握的資料。
    • 處理查閱及修改資料要求的負責人是誰。
  • 大學會實施一切合理和可行的措施以確保記錄的資料正確。
  • 個人資料會只保存至達到收集資料的目的為止。
  • 未經當事人允許,個人資料只會用於收集資料的原來目的,而不會用於其他用途。資料當事人可收回事前應允。
  • 浸會大學會採取一切可行的措施以保障個人資料,避免 資料在未經許可或意外情況下被查閱、處理、刪除或作其他用途。
  • 與大學個人資料有關的普遍可用資訊如下:
    • 所存放的個人資料種類;
    • 個人資料的主要用途;
    • 與個人資料有關的政策和措施。
  • 資料當事人有權向資料使用者 查閱 本人的資料,但必須在合理時間之內親自前往或寫信致有關部門 / 辦事處,支付合理費用, 查閱方式合理 ,書信申請的形式明白易懂。資料當事人在遞交查閱後的四十天之內會獲得通知;若資料更改申請不獲批准,亦會提供原因。
  • 資料當時人同時有權親身或以書信方式向有關部門 / 辦事處要求更改個人資料。
  • 對於透過互聯網傳送個人資料,大學實施了下列保安措施 :
    • 加密 – 雖然 大學的加密機制仍在計劃中 ,但大學的伺服器安裝了系統安全和「防火牆」軟件,能在最大程度上防禦互聯網上襲擊。組織完備而安全的備份系統亦準備就緒。
    • 在此情況下,使用者向大學提供的資料會儲存在大學的伺服器內,能在最大程度上防禦其他使用者在未經許可或意外情況下查閱、處理、刪除或以其他方式非法操縱系統。
    • 上網記錄 – 為保障使用者的私隱,本校通常不會使用需要上網記錄的程式。在少數使用上網記錄的情況下,執行前,網頁上亦有聲明在使用者準備查閱之前提醒使用者。雖然上網記錄能使本校的網頁伺服器監察到使用者瀏覽過的網址、到過的網頁和作出的選擇,但本校絕不會分析任何上網記錄數據或外洩資料。
  • 同時,大學亦禁止用戶 ( 包括校內外的用戶 ) 傳送大量內容粗暴及令人惱怒的郵件,包括傳送未要求傳送的電郵、發放電郵炸彈、散佈商業廣告 / 推廣及 傳送 連鎖式郵件。校方對違規者會採取適當的行動,包括法律控告。

學保存的各種個人資料及其用途

根據不同的用途,各學系 / 學院 / 部門所保存的個人資料各有不同。一般而言,這 些個人資料可分為 事實資料、評估資料 統計資料 。事實資料多由資料當事人提供;評估資料,一般由資料當事人以外的人提供;而統計資料,則主要來自事實資料和評估資料。 因此,在統計分析前,會對個人資料作出非個性化處理 。以下是大學通常會保存的個人資料︰

  • 求職者 的個人資料會存放在人事部,作招聘管理之用。個人資料包括求職者的個人細節、個人証件副本、證書副本及工作經驗履歷副本和評審資料。評審資料包括面試評估、評審小組的建議和決定、推薦信和其他適用的校外評估及測驗報告。這些個人資料會轉送到相關的學系、學院、部門或辦事處,作為招聘考慮和參考之用。它們會暫存於有關部門直至招聘活動結束。
  • 大學 職員 的個人資料會被保存,主要用於委任管理、人力資源分配和僱員管理。僱員人事管理包括在職人員薪酬、離職及員工福利的管理、管理分析、用於職員任用、晉升及處分、培訓和僱員發展管理的評估和審核。另一方面,有關僱員的稅款和退休金資料,會被保存用於稅務和退休金管理。
  • 人事部會保留 已離職員工 的個人資料,員工的個人檔案紀錄員工的個人資料、家庭資料、合同資料、評估資料和其他有關福利的資料,並會保留至員工離職後一年。然後,這些資料將會被整理,以作僱用證明並以電子方式存檔。不過, 根據稅務條例,有關大學所提供的福利資料將會保留至員工離職後七年。
  • 申請學生 的個人資料、考試成績和評估資料將會用作甄選申請人的基礎。這些資料將於甄選程式完成後銷毀。
  • 大學 學生 的個人資料,包括個人細節、家庭狀況、學歷、學業和評估記錄及教務議會決議得到保留,用於學生註冊、學費結算、課程和考試的策劃與管理、授予和確認教材、計算和公佈考試成績、與學生溝通、提供成績單和參考資料、大學宣傳 / 公關活動、管理分析及獎學金的評估。學生的其他個人資料如與輔導相關的資料、操行紀錄、課外活動紀錄及與實習有關的資料會保留,用作輔導 / 個案管理、與學生溝通、普通和專業參考資料以及作統計用途。學生畢業時,他們的基本證明資料和個人細節將會作為校友資料保留下來。
  • 校友 個人資料會得到保存,作為與大學發展、邀請他們出席大學特別活動和校友聚會等相關的溝通之用,以及作為資料分析和撰寫大學發展統計報告之用。

如你對以上資料有任何疑問,可電郵至浸會大學網頁主管